Таблица учёта доходов и расходов: шаблон на 9 листов

Таблица учёта доходов и расходов — это девять листов в одном файле, из которых вы заполняете руками два: «Операции» и «План». Строка на каждый платёж: дата, тип, направление, статья, сумма, счёт. Прибыль, движение денег, отчёт по каждому продукту и сверка с банком считаются формулами из этих строк.

Смысл всего файла держится на одной проверке: остаток на конец месяца в таблице сходится с выпиской банка до копейки. Сошлось — цифрам можно верить и принимать по ним решения. Не сошлось — у вас красивый файл, который врёт.

Свою форму я не изобретал. Мне отдал её готовой участник челлендж-группы, ещё трое созвонились в Зуме и показали всю отчётность своих компаний целиком — я сидел, записывал и внедрял себе.

Как устроен файл: девять листов

Порядок именно такой: сначала деньги, потом прибыль. Пока остаток в таблице не бьётся с банком, лезть в БДР смысла нет — он собран из тех же кривых строк. Управленческий баланс идёт третьим этажом, я разбирал его в статье про три отчёта управленческого учёта.

Лист «Операции»: восемь колонок

Это ядро файла. Всё остальное считается из него формулами.

Колонки «Месяц» в файле нет: месяц вытаскивается из даты формулами прямо в отчётах, и одной ручной колонкой, которую забывают протянуть вниз, меньше.

Дата акта в этом файле не участвует вообще. Из-за этого ДДС отвечает на вопрос «чем платить в четверг» и одновременно не годится, чтобы считать прибыль по месяцам.

Отдельно про третий тип. Перевод между своими счетами денег компании не тратит, поэтому «Перевод» стоит отдельным типом и формулы БДР и ДДС его не видят вообще. В наивной таблице такая операция попадает и в приход, и в расход, раздувая оборот вдвое на пустом месте.

Справочник: 27 статей на старте

Деление на прямые и операционные — то, ради чего справочник вообще нужен. Прямые растут вместе с проектами, операционные капают одинаково, продали вы что-то в этом месяце или нет. Валовая прибыль на листе БДР считается как раз между ними.

Операционные разложены на четыре блока по отделам: ФОТ, маркетинг, продажи, администрирование. Месяц вышел хуже прошлого — четыре цифры вместо одной сразу показывают, чей это был месяц: маркетинг разогнал бюджеты, продажи выписали себе бонусы или подорожала админка.

Правило, по которому статья заводится: их ровно столько, сколько решений вы по ним принимаете. Увидели цифру по статье и ничего в своих действиях не поменяли — статья лишняя, склейте её с соседней. У меня в справочнике сейчас около сорока статей, но это компания с несколькими направлениями, отделом продаж и производством. Начинать с сорока — верный способ бросить файл на второй неделе.

Пять счетов: резерв и чужие деньги

В шаблоне под счета отведён столбец G листа «Справочник», в нём пять строк: расчётный счёт, наличные, карта для бизнеса, депозит резервного фонда, счёт непризнанной выручки. Добавили свои — расширьте диапазон в проверке данных на листе «Операции», иначе новый счёт не появится в выпадающем списке.

Последние два заведены под конкретную задачу. На депозите лежит резервный фонд — подушка, которую нельзя случайно потратить на рекламу. На счёте непризнанной выручки держатся деньги за услуги, которые мы ещё не оказали.

Все движения на эти счета вносятся типом «Перевод». В примере 12 марта 150 000 уезжают на депозит: компания не стала беднее, деньги переехали из одного кармана в другой, и в БДР эта строка не попадает. Запишете расходом — март покажет минус, которого не было; вернёте деньги с депозита приходом — месяц возврата получит приход, которого не было.

БДР: прибыль читается сверху вниз

Лист «БДР» — двенадцать месяцев и колонка «Год». Строки стоят в таком порядке, чтобы каждый следующий уровень отвечал за свой вопрос.

Сверху выручка, расписанная по трём статьям. Под ней прямые расходы — себестоимость, то, что растёт вместе с проданным. Разница между ними — валовая прибыль и валовая маржа в процентах: сколько остаётся с рубля выручки до всех офисных трат. В примере она держится на 65–67%; просядет — значит подорожало производство, аренда и админка на эту строку не влияют вообще.

Дальше четыре блока операционных расходов, каждый с расшифровкой, и строка «Всего операционных». Валовая минус операционные — операционная прибыль: сколько зарабатывает сам бизнес, ещё до налогов. Минус налоги — чистая прибыль и рентабельность по ней.

Две строки процентов вынесены отдельно, потому что по ним принимают решения. «Маркетинг, % от выручки»: в примере 8,6% в январе, 11,2% в феврале, 14,6% в марте. Выручка за эти месяцы выросла на треть, маркетинг — с 90 000 до 205 000, больше чем вдвое. Такое видно за два месяца до того, как деньги кончатся. Вторая строка — «ФОТ всего, % от выручки»: вся зарплата, производственная и офисная, одной цифрой.

По направлениям: кто зарабатывает, а кто едет за чужой счёт

Период задаётся двумя датами в ячейках B2 и D2. Поставили 01.01 и 31.03 — получили квартал, поставили один месяц — получили месяц. Дальше по каждому направлению считаются выручка, прямые расходы и валовая прибыль.

Главное на этом листе — разнесение общих расходов. Аренду, бухгалтерию, админку и CRM нельзя отнести к одному продукту, поэтому они делятся между направлениями по доле выручки: дал направление две трети выручки — несёт две трети офиса. Ключ можно поменять на число людей или часов, доля выручки — самый простой рабочий вариант.

В примере за квартал Продукт А принёс 2 400 000, Продукт Б — 920 000, разовые услуги — 380 000. По валовой марже разрыв выглядит терпимым: 68%, 63% и 58%. После того как каждый понёс свою часть офиса, маржа становится 16,3%, 10,8% и 6,2% — разовые услуги зарабатывают на рубле выручки в два с половиной раза меньше основного продукта. Без разнесения этой разницы не видно вообще, и в отчёте по компании она размазывается в одну общую цифру.

План и план-факт

Лист «План» — четыре строки на двенадцать месяцев: выручка, прямые расходы, операционные расходы, чистая прибыль. Заполняется руками один раз, в примере стоит первый квартал.

«План-факт» сравнивает их с БДР сам: по каждому месяцу и каждому показателю — план, факт, отклонение в рублях, процент выполнения. Март в примере: выручка 1 400 000 против плановых 1 500 000, это 93%. А чистая прибыль 126 000 против 300 000 — 42% плана. Выручка недобрала 7%, прибыль — 58%, потому что операционные расходы одновременно выехали за план на 24 000. По одной строке такое не ловится.

Если собираете с нуля: час работы

Шаблон можно скопировать себе, а можно повторить руками в пустой гугл-таблице — тогда вы будете понимать каждую формулу в нём.

Пятый шаг формулами не делается: поставьте в календарь повторяющуюся встречу с собой на 20 минут. Без неё файл живёт две недели, дальше в нём дыра на три месяца и попытка восстановить март по памяти в июне.

Годовой контракт: почему аванс — ещё не выручка

Клуб перешёл на двенадцатимесячные контракты. Предоплата приходит в январе, а обязательства мы исполняем весь следующий год.

По деньгам январь при этом выглядит отличным: пришла вся сумма. По прибыли в январе заработана одна двенадцатая — остальное вы должны людям работой. Если признать весь аванс выручкой месяца, БДР покажет прибыль, которой нет, а вы с этой прибыли выведете дивиденды из чужих денег.

В шаблоне БДР считается по датам платежей — для бизнеса, где платят за месяц или за проект, этого хватает. Появились контракты на год — добавляйте на лист «Операции» колонку «Месяц признания» и разносите сумму по месяцам, когда услуга оказывается. Деньги под неё держите на счёте непризнанной выручки, он в справочнике уже стоит. Чем это заканчивается без такого разделения, я разбирал в статье про три отчёта управленческого учёта.

Пример за квартал, который уже лежит в шаблоне

В файле заполнен первый квартал по трём направлениям — числа условные, они там чтобы формулы было видно живыми. Выручка 3 700 000 за квартал, чистая прибыль 451 000.

Разберём март. Пришло 1 400 000, ушло 1 424 000. Крупнейшие строки расхода:

Денежный поток за март: 1 400 000 − 1 424 000 = −24 000 ₽. Перевод 150 000 на депозит резервного фонда в расчёт не входит совсем.

Теперь тот же март на листе БДР. Выручка 1 400 000, прямые расходы 488 000, валовая прибыль 912 000 — маржа 65%. Операционных 724 000, операционная прибыль 188 000. Налог 62 000, единственный за квартал. Чистая прибыль 126 000 ₽, рентабельность 9,0%. Дивиденды в этот отчёт не входят.

Вот ради чего в файле два отчёта. Месяц заработал 126 000, и на счетах при этом стало меньше на 24 000 — ровно потому, что собственники вынули сто пятьдесят тысяч. Свалите всё в одну кучу — увидите только «мы в минусе» и начнёте догадываться про плохой март и дорогую рекламу.

Сверка: как понять, что таблица не врёт

Лист «Сверка» устроен просто: слева остаток по таблице, он тянется из ДДС, рядом колонка, куда вы руками вбиваете остаток из банка на ту же дату, дальше разница и колонка «что нашли». Разница должна быть нулём. Расхождение в 300 ₽ округлять нельзя: где-то целый тип операций разносится неправильно, и в следующем месяце он даст 30 000.

Четыре способа сломать себе учёт

Против второго пункта есть прививка на пять минут: статья «Дивиденды» в справочнике уже стоит, добавьте к ней счёт «Личные средства» и пользуйтесь обоими с первой же операции.

Как это ведём мы

Учёт у нас лежит в гугл-таблице. Причина ровно одна: с ней удобно работать через Claude, он читает и пишет в неё напрямую. Финансист в штате, она же написала нормативы — правила, по которым платёж относится к статье, — и ведёт по ним учёт вместе с Claude.

Примерно 10 числа она приносит отчёт за прошлый месяц, и мы садимся его разбирать: какие статьи выросли, почему и что с этим делаем в текущем месяце.

Что из этого делает Claude

Повторить это можно на любом объёме. Условие одно: справочник статей и правила разнесения должны быть записаны до того, как вы начнёте. Иначе каждый месяц будете получать новую логику и новые цифры, которые не сравниваются между собой.

Excel или гугл-таблица

Формулы переносятся один в один: SUMIFS в русском Excel называется СУММЕСЛИМН, EOMONTH — КОНМЕСЯЦА. Шаблон выше лежит в обоих видах — копия в гугл-таблицах и файл .xlsx, — так что выбор можно поменять на любом месяце.

Это не КУДиР и не бухгалтерия

КУДиР — книга учёта доходов и расходов, налоговый регистр для ФНС по утверждённой форме и по кассовому методу. Что там считается доходом, а что расходом, решаете не вы.

Таблица из шаблона — управленческая: форму задаёте вы, показывать её никто не обязан. В ней есть переводы, дивиденды и статьи, которых в КУДиР нет и быть не может.

ИП на УСН нужны обе, и сводить их в один файл — плохая идея: правила расчёта разъедутся уже на втором месяце. КУДиР пусть ведёт бухгалтерский сервис, там она формируется автоматически из выписки — что выбрать, софт или живого бухгалтера, я разбирал с ценами отдельно.

Регламент: 20 минут в понедельник

Понедельник, 20 минут. Выгрузили выписку за неделю, скопировали строки в «Операции», проставили тип, направление, статью и счёт, пробежали глазами по пустым ячейкам.

Первый рабочий день месяца, 40 минут. Сверили остаток с банком, нашли расхождения по таблице выше, заморозили прошлый месяц и посмотрели, какие статьи выросли.

Первые два-три месяца это делает собственник сам. В свои цифры полезно въехать руками: чужой человек за вас не решит, куда отнести спорный платёж. Дальше разнос уходит ассистенту с доступом только к листу «Операции», а справочник, сверка и заморозка месяца остаются за вами.

Когда таблицы станет мало

Первые три пункта закрываются сервисом с автозагрузкой выписки (Финтабло, Финолог, 1С — перечисляю варианты, денег за упоминание не беру) или связкой из таблицы и Claude, как у нас. Четвёртый закрывается человеком: сначала система из трёх отчётов, потом финансист, который её ведёт, а вы смотрите готовые цифры. Это часть той же работы — выйти из операционки и перестать быть единственным, кто понимает, как устроен файл.

Таблица начинает работать в тот день, когда остаток в ней сходится с банком до копейки. До этого дня это просто файл с цифрами.

Если хотите разобрать свои цифры и понять, где именно у вас течёт, — приходите на консультацию.