Управленческий учёт для собственника: как построить финучёт

Есть решение, которое я не мог принять пять месяцев. Не потому что оно сложное — потому что я вообще не понимал, ЧТО происходит с деньгами в моей компании.

В какой-то момент мы с Наташей начали подозревать, что неправильно ведём финучёт. Мы к тому времени быстро росли — за два года доскакали до 75 млн выручки, и, честно говоря, финучёт стоял где-то в самом хвосте приоритетов. В приоритете были маркетинг, продажи, продукт — то, что приносит деньги здесь и сейчас. Это нормально, у большинства фаундеров так.

И вот на что было особенно обидно: мы же считали. Реестр операций вёлся, доходы-расходы по категориям я знал, рентабельность считал, даже по отдельным продуктам смотрел, выгодны они нам или нет. А потом с финансами начала твориться какая-то хрень, которую я объяснить не мог. Выглядело так, будто у нас есть долг перед компанией — и он каждый месяц РАСТЁТ. Откуда? За что? Непонятно. Пять месяцев непонятно.

Что такое финучёт и почему это не бухгалтерия

Смотрите, вот я к чему подвожу. Можно считать «достаточно хорошо» — как мне тогда казалось — и всё равно не видеть реальной картины. Потому что доходы-расходы, реестр операций и рентабельность — это ещё не управленческий учёт. Это его кусочек.

Управленческий учёт (я его называю финучётом) — это внутренняя система отчётов, которая показывает вам правду про деньги компании: сколько пришло, сколько реально заработали, кому должны и сколько из этого ваше. Ключевое слово — вам. Финучёт вы ведёте для себя, чтобы самому принимать решения по деньгам.

И вот тут главная путаница, которую я хочу разложить. Финучёт — это не бухгалтерия. Бухгалтерию вы обязаны вести по закону (в России это регулирует 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»), она должна быть точной до копейки, и делается она в первую очередь для государства. Управленческий учёт никакой закон от вас не требует. Его можно вести приблизительно, в своей форме, и показывать никому не обязательно. Данные частично те же, но цель — противоположная.

Поэтому когда предприниматель говорит «да у меня бухгалтер всё считает» — это вообще не про то. Бухгалтер закрывает вас перед налоговой. Реальные деньги бизнеса он вам не покажет, это не его работа.

Как понять, что финучёт у вас сломан

А теперь самое интересное — то, о чём почти не пишут в гайдах «заведите три отчёта и живите счастливо».

Мой учёт выглядел живым. Реестр операций — есть. Доходы и расходы по категориям — знаю. Рентабельность — считаю. Отдельные продукты — отслеживаю. По всем признакам «мы считаем бизнес». А по факту я пять месяцев смотрел на растущий долг перед собственной компанией и не мог объяснить, откуда он берётся. Деньги вроде есть, продукты вроде прибыльные, а где-то внутри — дыра, которая пухнет каждый месяц.

Вот в чём геморрой: сломанный учёт не выглядит сломанным. Он выглядит как «мы же считаем». Симптомы вылезают в ощущении, что цифры не сходятся с реальностью на счёте.

Если узнали хотя бы два пункта — у вас, скорее всего, ровно моя история. Вы ведёте потоки (сколько пришло-ушло) и не ведёте капитал (сколько чьё). А дыра живёт именно там.

Зачем собственнику лезть в финучёт

Честно? На первых порах лезть в финучёт не хочется вообще. И это логично. Маркетинг, продажи, продукт — они приносят деньги сейчас, а учёт кажется скучной вторичкой, которой займёмся «потом». Я сам так жил до 75 млн выручки.

Проблема в том, что это работает ровно до потолка. Каждый скачок роста ломает то, что вчера работало, — про это у меня есть отдельный разбор про кризисы роста бизнеса, — и финансы ломаются одними из первых. То, что «считалось нормально» на обороте поменьше, на большем обороте превращается в туман.

Мне это в лоб сказали ребята из челлендж-группы — там собираются 6-8 предпринимателей, ставят каждому большую цель и пинают друг друга к ней. На первой же встрече попросили показать мою финотчётность, глянули — и хором: «УУУУУУУ».

«Антон, если ты не поставишь себе нормальную финотчётность, мы тебе ничем не сможем помочь. Невозможно стать большим бизнесом без глубокой финотчётности.»

Так у меня и появился головняк на несколько месяцев — выстроить себе нормальную отчётность. Тогда это звучало как приговор, а сейчас понимаю — они были правы на сто процентов. Худший сценарий сломанного учёта — кассовый разрыв: по отчёту прибыль есть, а денег на счёте нет, они заморожены в товаре и в отсрочках, и платить нечем. Ты его не видишь заранее, потому что учёт не показывает, — а из такого разрыва компания уже может не выбраться.

Три отчёта, из которых собирается финучёт

Окей, а из чего вообще состоит нормальный финучёт. По практике рынка (сервисы вроде Нескучных финансов, Финтабло, Финолога учат одинаково) — из трёх отчётов. Объясню на пальцах, без бухгалтерии.

Главная мысль, которую я упустил на старте: деньги на счёте и заработанная прибыль — это НЕ одно и то же. ДДС может показывать полный счёт, потому что вам занесли предоплату за услугу, которую вы ещё не оказали. А ОПиУ покажет, что заработали вы пока ноль. И наоборот: прибыль есть, а денег нет — они зависли в товаре или в отсрочке клиенту.

Заводят их обычно по порядку: сначала ДДС (он проще всего — берёте выписку по счёту), потом ОПиУ, потом баланс. Баланс — самый нелюбимый и самый важный. Именно он вскрывает ту самую дыру.

Откуда берётся «мнимый долг» и при чём тут баланс

Вернёмся к моему растущему долгу перед компанией. Разберу механизм, потому что история типовая — если у вас та же дыра, причина почти наверняка тут.

Пока вы считаете только потоки — сколько пришло, сколько ушло, какая рентабельность — вы не видите одну вещь: сколько денег вы как собственник вынули из бизнеса и сколько бизнес на самом деле заработал. Это два разных числа. И если вынимаете вы больше, чем зарабатываете чистыми (займами себе, «дивидендами» на глазок, тратами через компанию), — разница где-то должна отразиться. В нормальном учёте она отражается в балансе как ваш долг перед компанией или проедание капитала. А если баланса нет — она просто болтается необъяснимой цифрой, которая с каждым месяцем растёт. Вот и вся мистика.

Поэтому «мы же считаем доходы-расходы» — недостаточно. Доходы-расходы показывают, крутится ли бизнес в плюс. Баланс показывает, чьи это деньги и не проедаете ли вы сами себя. Без второго вы управляете вслепую.

Как построить финучёт с нуля: по шагам

Теперь практика — как это вести и внедрить, если раньше нормального учёта не было. Я собирал это по чужим формам (один участник группы дал мне готовую таблицу, ещё трое в Zoom показали всю свою отчётность целиком — это почти как трусы снять, спасибо им), и вот честный порядок.

На старте всё это спокойно живёт в Excel или Гугл-таблице — если у вас одно-два направления, сервис не нужен. Когда операций, юрлиц и направлений становится много, удобнее специальный сервис (Финтабло, Финолог, 1С — это варианты, а не реклама) или отдельный финансист. Не надо изобретать форму с нуля — проще взять готовую у того, кто уже прошёл этот путь.

Кто это ведёт? В маленьком бизнесе — часто сам собственник, и это нормально, надо один раз в это въехать руками. По мере роста учёт отдают финансовому директору или финансисту: он ведёт цифры, а вы смотрите готовые отчёты и принимаете решения. Это как раз часть того, чтобы выйти из операционки и перестать быть человеком-оркестром.

Кассовый разрыв: как не попасть

Разберу тот самый риск, которым меня пугали. Кассовый разрыв простыми словами — это когда по отчёту прибыль есть, а денег на счёте на нужный платёж нет. Не потому что бизнес убыточный, а потому что деньги заморожены — в закупке товара, в отсрочке, которую вы дали клиенту, в дебиторке.

Классика такого разрыва — торговля на маркетплейсах, где половина оборотки зависает на площадке: разбирал это на примере бизнеса на Wildberries, там деньги месяцами лежат в товаре и на балансе площадки, а закупаться надо уже сейчас.

Ловится всё это двумя вещами. ДДС показывает, сколько денег реально будет на счёте. А платёжный календарь — таблица предстоящих поступлений и платежей на месяц-два вперёд — показывает разрыв заранее. Видите провал в конце месяца — успеваете подстелить соломку: придержать закупку, попросить предоплату, договориться об отсрочке. Без учёта вы узнаёте о разрыве в день, когда нечем платить зарплату. Вот из такого разрыва компании и не выбираются.

Что делать с прибылью: дивиденды и резерв

И финал моей истории — про то, ради чего всё затевалось. Спустя почти год у нас была нормальная отчётность, история с долгом разобрана, и появилось то, чего раньше не было: понимание, сколько денег можно спокойно вынуть.

Когда есть баланс и вы видите капитал — вы перестаёте брать «сколько надо» и начинаете выводить деньги по правилу. У нас появилась дивидендная политика: понятная логика, сколько чистой прибыли идёт собственникам. И мы начали откладывать часть чистой прибыли в резерв — на инвестиции и на подушку под те самые кассовые разрывы. Это и есть выздоровление учёта: ты точно знаешь — вот столько заработали, вот столько выводим, вот столько откладываем.

Пока не построишь финучёт — ты не управляешь бизнесом, ты его угадываешь.

Если хотите разобрать свою финмодель и понять, где именно у вас течёт, — приходите на консультацию.